Hur man arkiverar e-postmeddelanden i Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Ju mer du använder din Microsoft Outlook-postlåda, desto mer växer din brevlåda. Om du tänker på det är det ganska likt hur papper tenderar att staplas på ditt skrivbord. Men vad kan du göra när högen blir så stor att den behöver hanteras? I det verkliga livet kan du ta dig tid att sortera varje dokument och lagra de papper som är viktiga medan du kasserar mindre viktiga. Lyckligtvis kan du återskapa samma process i Outlook.

Utan undantag har alla versioner av Outlook stöd för arkivering. Ännu mer har du flera val när det gäller att arkivera dina objekt i Outlook. Det mest bekväma sättet är att använda AutoArchive för att hantera äldre meddelanden, möten och uppgifter. Ett annat sätt att göra det är att använda manuell arkivering för att flytta meddelanden till en specifik mapp. Men det snabbaste sättet är att använda Arkivera -knappen i Fil Meny.

Tänk på att Outlook behåller en standardmapp för arkiveringsändamål som inte kan raderas. Att arkivera din e-post hjälper dig att hålla en ren butik, vilket gör det lättare att söka efter äldre e-postmeddelanden samtidigt som din inkorg är rensad.

Nedan har du en serie guider som guidar dig genom arkivering av objekt i Outlook på alla möjliga sätt. Låt oss börja!

Metod 1: Arkivera meddelanden manuellt med en enda åtgärd

Den här metoden är det snabbaste sättet att flytta ett eller flera meddelanden till arkivmappen. Dessa arkiverade filer förblir tillgängliga via sökrutan eller genom att manuellt navigera till Arkivera mapp. De arkiverade objekten kan också visas på mobila enheter genom att besöka Arkivera mapp. Här är en snabbguide för manuell arkivering av objekt i Outlook 2016:

1. Öppna Outlook och välj ett eller flera meddelanden i din Inkorg eller någon annan mapp.
2. Klicka på Arkivera ikonen inuti Radera grupp. Arkivikonen är bara synlig i menyfliksområdet i Outlook 2016.
   Notera: Du kan också slå på Backspace-tangent för att uppnå samma resultat.
3. Du borde kunna hitta dina meddelanden i arkiv mapp.
   Notera: Arkivmappen skapas automatiskt även om du aldrig använt den tidigare. Om du inte kan se arkivmappen, gå till Arkiv> Office-konto> Uppdateringsalternativ och klicka på Uppdatera nu .

Metod 2: Använda funktionen AutoArchive

Outlook har en automatisk funktion som kan arkivera objekt som kallas AutoArchive. Denna funktion kan programmeras för att arkivera objekt med jämna mellanrum. Alla versioner av Outlook har stöd för arkivering. Skillnaden är att AutoArchive är inaktiverat som standard i Outlook 2010 och senare.

Efter Autoarkiv är aktiverat kan användare ställa in egenskaper för varje mapp de vill arkiveras. Tänk på att när du arkiverar ett e-postmeddelande flyttas det till en annan PST-fil och kommer inte längre att finnas tillgänglig i huvud-PST-filen. Här är en snabbguide om hur du aktiverar och använder AutoArchive:

Hur man aktiverar och konfigurerar AutoArchive

1. Att vända Autoarkiv på, navigera till Arkiv> Alternativ . När du är inne i Outlook inställningar , Klicka på Avancerad fliken för att föra den framåt och klicka sedan på Autoarkivinställningar .
   Notera: I Outlook 2007 och äldre kan du hitta Autoarkiv inställningar i Verktyg> Alternativ> Annat .
2. Om allt är nedtonat måste du markera rutan bredvid Kör AutoArchive för att aktivera Autoarkiv.
   
3. Nu är det dags att konfigurera hur AutoArchive ska bete sig. Börja med att välja hur ofta du vill att Auto Archive ska köras. Standardvärdet är 14 dagar, men om du vill hålla det rent, ställ det mellan 2 och 6.
   
4. Om du vill få ett meddelande innan AutoArchive startar markerar du rutan bredvid Fråga innan AutoArchive körs . Det är en bra idé att leva det här alternativet aktiverat eftersom automatisk arkivering kan störa ditt arbete.
   
5. För att undvika att fylla ditt arkiv med onödiga e-postmeddelanden är det en bra idé att lämna Ta bort utgången e-post markerad . Om du inaktiverar Arkivera eller ta bort gamla objekt, endast meddelanden som har upphört att raderas helt.
   
6. Om du vill att din arkivmapp ska vara synlig i Outlook måste du aktivera den Visa arkivmapp i mapplistan.
   
7. Ställ nu in standardmappsinställningarna för arkivering.
8. Aktivera sedan växeln bredvid Flytta gamla objekt till och klicka Bläddra för att ställa in vägen dit du vill att dina objekt ska arkiveras. Träffa Ok för att bekräfta dina inställningar.
   

När du har aktiverat och konfigurerat AutoArchive kommer det automatiskt att göra sitt jobb i god tid. Du kan bekräfta att det fungerar genom att kontrollera om Arkiv mappen fylls i.

Konfigurera AutoArchive-egenskaper för enskilda mappar

När du har konfigurerat AutoArchive-funktionen kan du lägga till ett extra lager av kontroll genom att ställa in specifika egenskaper för var och en av dina mappar. Det är vanligt för mappar som Raderade föremål eller Skräppost för att använda andra AutoArchive-egenskaper än din huvudsakliga e-postmapp.
Notera: Om du inte anger enskilda AutoArchive-inställningar för en mapp använder den automatiskt de globala AutoArchive-inställningarna som konfigurerats ovan.

Här är en snabbguide för att ställa in enskilda AutoArchive-egenskaper till en mapp:

1. Högerklicka på den mapp som du vill behandla företrädesvis och klicka på Egenskaper.
   
2. Klicka på Autoarkiv fliken för att föra den framåt. Här har du ett urval av inställningar som enbart gäller för den här mappen.
   
3. Du kan stänga av AutoArchive för den här mappen genom att klicka på Arkivera inte objekt i den här mappen .
   
4. Klicka på för att åsidosätta de globala AutoArchive-inställningarna Arkivera den här mappen med dessa inställningar och gör dina ändringar nedan. Klick Tillämpa för att bekräfta dina inställningar.
   Notera: Tänk på att dessa inställningar inte gäller för någon av undermapparna i den här mappen. Du måste ändra var och en.

Metod 3: Arkivera e-post manuellt med Cleanup Tools

Om du inte är ett stort fan av automatisering finns det en mellanliggande lösning som gör att du kan arkivera i bulk med ännu mer kontroll. Med den här metoden kan du arkivera en hel mapp tillsammans med dess undermappar. Om du inte vill vänta på att AutoArchive ska starta kan du göra det själv och välja var du vill spara dem. Här är vad du behöver göra:

1. Klicka på Fil fliken och gå sedan till Info och expandera rullgardinsmenyn från Rengöringsverktyg. Välj Arkivera från rullgardinsmenyn.
   
2. Välj Arkivera den här mappen och alla undermappar och klicka på den mapp som du vill arkiveras.
   
3. Om du vill att hela Outlook-data ska arkiveras klickar du på din e-postadress högst upp i listan.
   
4. Använd rullgardinsmenyn bredvid Arkivera objekt som är äldre än för att välja det senaste datumet för objekt som ska arkiveras. Alla objekt som är äldre än det datum som du ställer in i den här menyn kommer att arkiveras.
   
5. Du kan arkivera objekt som tidigare uteslutits från automatisk arkivering genom att markera rutan bredvid Inkludera objekt med AutoArchive .
   
6. Använd Bläddra -knappen för att ställa in vägen dit du vill att ditt PST-arkiv ska sparas. Klick Ok för att starta processen.
   

Du kommer snart att märka att vissa e-postmeddelanden flyttas från dina standardmappar till den arkiverade pst-filen.
Notera: Den arkiverade filen ska bli tillgänglig i Outlook som en mapp. Om det av någon anledning inte går till Fil och klicka Öppna & exportera . Klicka sedan på Öppna Outlook-datafilen , navigera till platsen för ditt arkiv och slå OK .