Excel är ett extremt värdefullt program som ger många lösningar som ofta används och skapas för andra program. Många lösningar skapas i Excel och överförs sedan till andra applikationer eller skickas någon annanstans. Ofta måste de lösningar du skapar i Excel extraheras och användas i något annat format.
Låt oss säga att du måste skapa ett bord och skicka det till någon i ett e-postmeddelande. Du kan försöka göra detta med utsikter; det skulle dock ta lite extra tid att formatera för att se till att det ser bra ut. Så när du tänker på ett bord ser du förmodligen Excel. Titta på nedanstående tabell som skapats i Excel. Detta har kopierats från Excel och klistrats in direkt i den här artikeln med din vanliga klistrappning.
Utan att se den ursprungliga Excel-tabellen kanske du tror att det inte ser illa ut. Vad du inte ser är att cellvärdena ska vara centrerade vertikalt och horisontellt. Kostnadskolumnen ser också lite av; jag är faktiskt ganska säker på att det är nu vi betecknar valuta (över beloppet). Så hur ser bordet egentligen ut?
Enligt min mening ser det lite bättre ut. Denna lösning kanske inte fungerar för det du behöver. Vi ska kort beskriva de olika lösningarna för att klistra in och lösa data från Excel i andra lösningar.
Hur man löser formateringsproblem när man kopierar från Excel
Med samma exempel som ovan kan vi se vilka lösningar vi har för detta. Först, vilka är våra alternativ när vi klistrar in data?
Från vänster till höger har vi:
Behåll källformatering
Behåll källformatering är ditt standardklistraalternativ. Vanligtvis fungerar detta som förväntat men det beror på hur data formateras från källan. I det här exemplet innehåller källformateringen stilen ”Accounting” som inte känns igen av Outlook och många andra applikationer. Om du ändrar stilen till 'Valuta' kan du klistra in med Keep Source Formatting och det skulle se bättre ut.
Använd målstilar
Om du vill använda formatering som liknar annan text i destinationen, använd sedan klistra in alternativet. Det kommer fortfarande att behålla allmän formatering som fetstil och kursiv men använder målstilarna som typsnitt och storlek.
Länk och behåll källformatering
Detta behåller källformateringen som den är och kommer att hålla tabellen kopplad till sin ursprungliga källa. Det finns en del ytterligare funktioner för detta men det låter den person du skickar data att klicka på 'Uppdatera länk' genom att högerklicka på tabellen och få uppdateringar. Detta skulle naturligtvis behöva konfigureras korrekt för att fungera enligt beskrivningen.
Länka och använda målstilar
Länk och använd målstilar fungerar på samma sätt som Länk och behåll källformatering förutom att detta använder målformateringen. Saker som färg uppdateras inte efter att de ursprungligen kopierats men textändringar i data kommer att uppdateras.
Bild
Bild kan vara användbar om du bara vill visa data och inte längre behöver formatera, redigera eller ta emot uppdateringar från den. Att klistra in som en bild säkerställer att bilden ser identisk ut med källan. Men ditt parti kommer inte att kunna ändra det så se till att detta är tillämpligt för din lösning.
Behåll endast text
Behåll endast text visar tabellen som den var, men i textform. Det kommer inte att finnas någon formaterad tabell eller någon annan formatering än dina målformateringsstilar som storlek och typsnitt.
Det finns naturligtvis andra sätt att använda ovanstående klistra stilar och ändra resultatet för att se hur du vill ha det. Ett snabbt exempel; genom att ändra bredden på 'Kostnad' -kolumnen i Outlook med hjälp av klistraformen Behåll källformatering ser formateringen nu ut korrekt och håller redovisningsformatet inställt i kostnadskolumnen.
Det bästa sättet att lära sig är att leka med ovanstående klistra stilar och se hur de bäst passar dina behov.
3 minuter läst
