Skapa en rapport med hjälp av pivottabell
Alla människor som arbetar i en professionell miljö förstår behovet av att skapa en rapport. Den sammanfattar alla uppgifter om ditt arbete eller företagets på ett mycket exakt sätt. Du kan skapa en rapport över de data du angav på ett Excel-ark genom att lägga till en pivottabell för dina poster. En pivottabell är ett mycket användbart verktyg eftersom den automatiskt beräknar totalen för dina data och hjälper dig att analysera dina data med olika serier. Du kan använda en pivottabell för att sammanfatta dina uppgifter och presentera dem för berörda parter som en rapport.
Så här kan du skapa en pivottabell på MS Excel.
- Det är lättare att göra en rapport på ditt Excel-ark när det har data. När informationen har lagts till måste du välja de kolumner eller rader du vill ha en pivottabell för.
lägg till data
Välja rader och kolumner för dina data
- När data har valts, gå till Infoga som visas i det översta verktygsfältet i din Excel-programvara.
Föra in
Genom att klicka på Infoga kommer du till många alternativ för tabeller och andra viktiga funktioner. Längst till vänster hittar du fliken för 'Pivottabell' med en nedåtpil.
Leta upp pivottabellen på skärmen
- Genom att klicka på nedåtpilen visas två alternativ att välja mellan. Pivottabell eller pivottabell. Nu är det upp till dig och dina krav vad du vill göra en del av din rapport. Du kan prova båda för att se vilken som ser mer professionell ut.
Pivottabell för att göra en rapport
- Om du klickar på pivottabell kommer du till en dialogruta där du kan redigera räckvidden för dina data och andra val om du vill ha pivottabellen i samma kalkylblad eller om du vill ha den på en helt ny. Du kan också använda en extern datakälla om du inte har någon information om din excel. Det betyder att det inte är ett villkor för PivotTable att ha data i din Excel.
välja data och klicka på pivottabell
Du måste lägga till en plats om du vill att tabellen ska visas i samma kalkylblad. Jag skrev c1, du kan också välja mitt på ditt ark för att hålla det ordnat.
Pivottabell: val av data och plats
- När du klickar på OK visas inte din tabell ännu. Du måste välja fälten i fältlistan till höger på din skärm precis som visas på bilden nedan.
Din rapport behöver fortfarande gå igenom en annan uppsättning alternativ för att äntligen göras
- Kontrollera något av de två alternativen som du vill ha en pivottabell för.
Kontrollera det fält du vill visa i din rapport
Du kan välja en av dem, eller båda. Du bestämmer.
- Så här kommer din pivottabell att se ut när du väljer båda.
Visar båda fälten
Och när du väljer ett av fälten så kommer din tabell att visas.
Visar ett fält
Visar ett fält
- Alternativet till höger på skärmen som visas på bilden nedan är mycket viktigt för din rapport. Det hjälper dig att göra din rapport ännu bättre och mer organiserad. Du kan dra kolumnerna och raderna mellan dessa fyra mellanslag för att ändra hur din rapport visas.
Viktigt för placering av din rapportinformation
Din rapport har gjorts
- Följande flik i fältlistan till höger gör det lättare för dig att se alla fält. Du kan ändra den med den här ikonen till vänster.
Alternativ för hur din fältvy ser ut.
Och att välja något av alternativen från dessa skulle ändra hur din fältlista visas. Jag valde 'Områdesavsnitt endast 1 av 4'
Fältlistvy
- Obs! Alternativet för 'Uppskjuta layoutuppdatering' som ligger precis i slutet av din pivottabellfältlista är ett sätt att slutföra de fält som du vill visa i din rapport. När du markerar rutan bredvid den och klickar på uppdatering kan du inte ändra någonting manuellt på excel-arket. Du måste avmarkera rutan för att redigera något i Excel. Och även för att öppna nedåtpilen som visas på kolumnerna kan man inte klicka på etiketter om du inte avmarkerar uppdateringen för skjutlayout.
'Uppskjuta layoutuppdatering', fungerar mer som ett lås för att hålla dina ändringar av innehållet i rapporten orörda
- När du är klar med din pivottabell kan du redigera den ytterligare genom att använda pivottabellverktygen som visas precis i slutet av alla verktyg i verktygsfältet på toppen.
Pivottabellverktyg för att redigera hur det ser ut
Alla alternativ för design
