Hur du delar din Outlook-kalender med andra människor

Beroende på ditt jobb kan det komma en tid då du måste ge någon annan tillgång till ditt hektiska schema. Om du har en verkställande assistent måste du antagligen tillåta åtkomst till din kalender permanent. Kalenderdelning är också bra när du tar en resa och du behöver någon annan för att fylla dina skor på jobbet tills du återvänder.

Oavsett dina skäl ger Outlook oss flera sätt att dela vårt schema. Du kan tillåta någon att titta på din kalender genom att skicka en ögonblicksbild i olika former, eller ännu bättre, genom att skicka en inbjudan.

Men det som verkligen gör Outlook-kalenderdelning bra, är det faktum att den inte är begränsad till standardkalendermappen. Om du har flera kalendermappar kan du välja vilka du vill dela. Det här är bra för de situationer där du behöver dela en kalendermapp för ett visst projekt med dina kollegor. Du kan gå ännu längre och ge dina medarbetare möjlighet att ändra möten och evenemang i din kalender. Om du redan använder Office 365 eller ett annat Exchange-baserat konto kan du skicka en delningsinbjudan så att mottagaren kan se din kalender i sin egen kalenderlista.

Om du har några saker som du vill hålla borta från dem kan du göra det enkelt. Varje kontakt, uppgift eller meddelande i Outlook kan markeras som privat så att andra användare som har åtkomst till den delade mappen inte kan se det. Den bästa metoden för att dela kalenderinformation är mycket beroende av vilken typ av servrar du och din mottagare använder.

Nedan har du en samling metoder som gör att du kan dela din Outlook-kalenderinformation. Följ en metod som passar din Outlook-version och tjänar ditt syfte.

Metod 1: Skicka din kalender via e-post (Alla Outlook-versioner)

Om du bestämmer dig för att skicka din Outlook-kalender via e-post, kommer den till mottagarens inkorg som en e-postbilaga. Mottagaren hittar ögonblicksbilden för kalendern i meddelandetexten i e-postmeddelandet.

Innan du slutar skicka ögonblicksbilden för kalendern kan du redigera olika visuella aspekter, inklusive att ändra typsnitt och markera vissa dagar eller timmar. Här är en snabbguide för att skicka din Outlook-kalender:

Notera: Guiden skrevs med hjälp av Outlook 2016. Om du använder en äldre Outlook-version, se avsnittet Anmärkning för exakta sökvägar på äldre versioner.

1. I Navigeringsfönstret , Klicka på Kalender ikon längst ned till vänster på skärmen.
   Notera: För Outlook 2007 - expandera Navigeringsfönstret och klicka sedan på Dela min kalender.
2. Klicka nu på Fliken Hem för att utöka det, klicka sedan på E-postkalender.
   
3. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Kalender och välj den kalender som du vill skicka.
4. Använd Datumintervall för att fastställa den period av kalendern som du vill skicka via e-post. Om standardvalen inte är tillräckligt specifika kan du använda Ange datum alternativ för att välja ett visst datumintervall.
   
5. Därefter kan du välja mellan olika nivåer av detaljer som kommer att ingå i ögonblicksbilden för kalendern. Om du vill inkludera all information, klicka på Alla detaljer .
6. När du är nöjd med ditt val klickar du på OK .
7. Strax efter att du klickat Ok , ett nytt e-postmeddelande ska öppnas. Använd Till fält för att inkludera varje person som du vill skicka din kalender till. Du kan också inkludera ett meddelande, men det är helt frivilligt. Slå Skicka knappen för att dela din kalender via e-post.
   
8. Mottagaren kommer att kunna se en ögonblicksbild av din kalender med den period du tidigare valt med Datumintervall . Förutom ögonblicksbilden kommer e-postmeddelandet också att innehålla en iCalendar (.ics) fil som kan öppnas i Outlook eller ett liknande program som accepterar detta format.
   

Metod 2: Dela din kalender med Exchange-användare (Outlook 2016, Outlook 2010)

I Outlook kan du också dela din kalender med andra människor på ett inbyggt sätt. Men kom ihåg att du måste ha ett Microsoft Exchange-e-postkonto eller Office 365 för att den här funktionen ska fungera. Det finns också en chans att ditt konto kan ha konfigurerats för att inte tillåta kalenderdelning. Om du har medlen är det här du behöver göra:

1. Klicka på Kalender ikon längst ned till vänster på skärmen.
2. Expandera Hem fliken och klicka på Dela kalendern.
   
3. Strax efter det öppnas ett nytt e-postfönster. Sätt in personen som du vill dela din kalender med i Till låda.
4. Klicka på rullgardinsmenyn nära Detaljer för att specificera nivån på detaljer som kommer att delas med just den personen.
   
5. Klick Skicka för att starta inbjudan till den andra personen.
6. Personen på andra sidan kommer att få ett mejl med inbjudan. Allt de behöver göra är att klicka på Öppna den här kalendern.
   

Notera: om du stöter på ett fel när du försöker skicka din delningsinbjudan kan du ha försökt dela mer information än vad din organisation stöder. Om felmeddelandet nedan visas väljer du en annan detaljnivå under Detaljer.

Metod 3: Skriva ut Outlook-kalendern (valfri Outlook-version)

Ett gammalt sätt att dela din Outlook-kalender är att fysiskt skriva ut det. Du kan snabbt bara skriva ut den aktuella dagen, en vecka eller en hel månad. Dessutom kan du välja att skriva ut specifika datum med hjälp av Date Navigator. Här är en snabbguide om hur du gör det:

1. Expandera Fil menyfliken och klicka på Skriva ut.
   
2. Nu måste du välja din aktiva skrivare. När du har gjort det, gå till Utskriftsalternativ och bestäm datumintervallet och stilen för din kalender.
3. Du har ett antal utskriftsstilar att välja bland Weekly Style, Weekly Agenda, Daily Style och Månatlig stil.
   
4. Se nu till att du väljer rätt intervall från Utskriftsintervall. Om du vill utesluta dina privata möten markerar du rutan bredvid “Dölj detaljer om privata möten”.
   
5. Det är bra praxis att granska det slutliga resultatet innan du skriver ut det. Du kan göra det enkelt genom att klicka på Förhandsvisning knapp. Använd popup-popupen för att identifiera potentiella problem och göra nödvändiga justeringar.
6. Slå Skriva ut när du är redo att skriva ut din Outlook-kalender.