Det är möjligt för alla att skapa en databas och hantera den på din bärbara dator.
En databas är i grunden en samling av all information om en viss del av ditt liv eller ditt arbete som du kan ordna eller organisera på ett papper eller ett Excel-ark i det här fallet. Det finns några knep som kan användas för att enkelt skriva in data utan att slösa för mycket av din tid. För numrering särskilt, eller formler där kolumnerna nedan måste få ett värde enligt formeln som lagts till i den första, kan dessa knep eller 'korta händer' på ett sätt hjälpa dig oerhört.
Microsoft Excel hjälper dig att hålla all din data säker och sund och hjälper dig att hålla den på ett sätt som är hanterbart för dig eller ditt team. Excel-ark kan ta upp till eller till och med mer än tusentals data. Utöver det kan du till och med lägga till ett nytt kalkylblad i samma fil för att hålla alla data på ett ställe.
Så låt oss se hur vi kan skapa en databas i Microsoft Excel. Ta ett exempel på en skollärare som måste lägga betyg för varje ämne för alla de 10 eleverna i sin klass och måste inkludera viktig information som föräldrarnas namn, registreringsnummer, födelsedatum och poäng.
Öppna Excel Sheet och börja mata in data. Rubrikerna, till exempel studentnamn, studentregistreringsnummer, föräldrars namn, födelsedatum, ämnen och poäng.
Börjar med rubrikerna.
För att lägga till siffrorna eller studenten anmälningsnummer i snabb hastighet, eftersom de är siffror i ett visst mönster, bör du välja de två cellerna som har siffror i det, ta markören till slutet av det sista cellhörnan, markören ser ut som ett plustecken när du tar det till hörnet. Klicka nu på det och dra det bara till din sista rad eller kolumn. Se till att du lägger till minst två siffror för de två första raderna. Detta ger datorn en uppfattning om att detta är det mönster som följs.
Lägg till data i kolumnerna och raderna som följer ett visst mönster
Lägga till data i minst två första kolumner och rader
Så här ser din skärm ut när du drar markören nedåt
Så här visas ditt excel-ark. Du kan också upprepa detta för ditt studentregistreringsnummer. Eftersom data i andra kolumner inte är numeriska eller formelcentrerade kan du inte följa samma trick på de andra cellerna.
Ett snabbt sätt att lägga till enkla data
Lägga till data inn.
Du måste se till att du inte lämnar några tomma mellanrum mellan raderna. Raderna är oftast kända som poster, varför det är mycket viktigt för dig att se till att raderna, i det här exemplet, inte lämnas tomma.
En rad kallas ”post” eftersom det är här hela datumet för den specifika personen eller saken läggs till.
En kolumn å andra sidan är ett fält där titlar, rubriker och definitionen av vad ”posten” representerar läggs till.
Om du nu vill göra databasen mer professionell kan du skapa en tabell runt den och göra alla rubriker djärva och centrerade till deras respektive celler.
Så här kan du skapa en tabell runt den.
- Välj de data du vill vara i en tabellform.
välj dina data
- Gå till Infoga
Leta reda på ”Infoga” på din excelsida
- Klicka på tabellen
Skapa tabellen
- Denna dialogruta visas, om det finns andra uppgifter, förutom de valda kolumnerna och raderna på kalkylbladet som du vill lägga till i tabellen, kan du helt enkelt ändra siffror och alfabet som är för rader och kolumner.
Om du markerar alternativet Mitt bord har rubriker kommer dina rubriker att göras till en del av ditt bord.
- Om du klickar på OK får ditt kalkylblad att se ut så här nu.
Din tabell för alla data som du just angav.
- Alla pilar i första raden visar alternativ som du kan sortera ditt datum med. Du kan ordna dem i alfabetisk ordning, du kan välja specifika elever.
Utforska alternativen. Du kan till och med välja och avmarkera kontrollerna för att inkludera eller utesluta den specifika eleven från tabellen.
Jag ändrade just den alfabetiska ordningen här, och du kan se pilen i kolumn 3-rubriken.
Nedåtpilen för varje kolumn hjälper dig att hantera data i dessa kolumner på ett bättre sätt
Detta är inte det. Du kan öka storleken på din tabell för att lägga till fler fält genom att helt enkelt föra markören till det högra ändhörnan, där markören ser ut som en dubbelsidig pil och dra tabellen utåt.
Utrymme för mer data i din tabell.
Du kan lägga till mer data här nu.
